Test nodam - capítulo 3 - gestão de documentos

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Title of test:
NODAM - CAPÍTULO 3 - GESTÃO DE DOCUMENTOS

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Tem por objetivo fixar o conteúdo.

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Head93
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Creation Date:
07/05/2024

Category: Others

Number of questions: 38

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Content:

Considera-se xxxxxxxxxxxx o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Gestão de documentos Guarda de documentos Incumbência de documentos Tramitação de documentos .
Documento pode ser: Físico e digital Físico e criptografado Em papel e digital .
Registro de uma informação ou conjunto de informações em meio físico e a ele inseparavelmente ligado é uma definição de: Documento físico Documento criptografado Documento digital .
Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional é uma definição de: Documento físico Documento criptografado Documento digital .
De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), quais são as fases da gestão de documentos são? Produção, utilização e destinação. Produção, utilização, transporte e destinação. Criação, utilização e finalização.
Esta fase corresponde à produção dos documentos em razão da execução das atividades de um órgão ou entidade. Produção Utilização Destinação.
A produção do DA, bem como seus apensos, é realizada, a princípio, pelo xxxxxxx diretamente incumbido do assunto da OM Titular da OM Elemento Organizacional Imediato Chefe de divisão .
Vale ressaltar que, no caso de um DA físico, este deverá ser produzido, no mínimo, em xxxxx vias originais sendo, uma para compor o arquivo da OM e a(s) outra(s) para ser(em) enviada(s) ao(s) destinatário(s). Duas vias. Três vias. Quatro vias. Cinco vias.
Esta fase diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos para o cumprimento de sua função administrativa, assim como de sua guarda, após cessar o trâmite. Utilização Produção Destinação.
Compreende o ENCAMINHAMENTO, a CIRCULAÇÃO e o CONTROLE do DA no âmbito INTERNO da OM. Seu acompanhamento poderá ser observado na trilha de auditoria do SiGDEM Utilização Produção Destinação.
Implica em decidir quais documentos devem ser conservados, quais devem ser eliminados e por quanto tempo devem ser mantidos por razões administrativas, legais ou fiscais. Utilização Produção Destinação.
Envolve as atividades de ANÁLISE, SELEÇÃO e FIXAÇÃO de prazos de guarda dos documentos. Utilização Produção Destinação.
Xxxxxxxxxxxxx é a organização dos documentos de acordo com um código ou plano de classificação, com o objetivo de reunir os documentos que tratam de um mesmo assunto, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a produção, uso, avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos. Classificação Produção Destinação Gestão .
Qual é a etapa mais importante do processo da gestão documental? Classificação Produção Destinação Gestão .
Quando a classificação deve ser implantada? No recebimento Na produção Na produção , no recebimento e no registro No registro .
A tarefa de classificar documentos exige do produtor do documento o conhecimento quanto ao uso dos documentos produzidos. Estamos falando de qual etapa da classificação do D.A? No recebimento Na produção Na produção , no recebimento e no registro No registro .
A UNIDADE PROTOCOLIZADORA (UP), ao receber um documento, deve registrá-lo com o CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO inserido pelo produtor. Caso o documento seja recebido sem a devida classificação, a UP deve atribuir um código correspondente ao assunto de que trata o documento. Estamos falando de qual etapa da classificação do D.A? No recebimento e registro Na produção Na produção , no recebimento e no registro No registro .
Instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido e recebido por um órgão ou entidade no exercício de suas funções e atividades. Código de Classificação Unidade protocolizadora Código de rastreio Código de registro .
O código de classificação está definido por: Portaria do CONARQ n° 47/2020 Portaria do Presidente da República n° 47/2020 Portaria do Comandante da Marinha n° 47/2020 Portaria do Ministro da Defesa n° 47/2020.
O xxxxxxxxxxxxx é estabelecido em CLASSES e SUBCLASSES nas quais se identificam as funções e as atividades exercidas Código de Classificação Código de Rastreio Código de Privacidade Código de Organização .
Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às etapas que envolvem PLANEJAMENTO,ANÁLISE ,MAPEAMENTO , DESENHO e MODELAGEM DE PROCESSOS INSTITUCIONAIS e ao GERENCIAMENTO DE DESEMPENHO , é uma definição de : Gestão de processos Gestão de planejamento Gestão de privacidade Gestão da informação .
Incluem-se documentos referentes ao planejamento do mapeamento de processos institucionais, tais como: IDENTIFICAÇÃO DE OBJETIVOS E DE FERRAMENTAS a serem utilizadas e cronograma de atividades. , é uma definição de : Gestão de processos Planejamento do mapeamento de processos Gestão de privacidade Gestão da informação .
Nestes itens são identificados o código numérico e o descritor do código que representam os conjuntos documentais, hierarquicamente distribuídos de acordo com a estrutura do Código de Classificação. Código e descritor do código Prazos de guarda Destinação final Observações .
Referem-se ao tempo de arquivamento dos documentos nas fases CORRENTE e INTERMEDIÁRIA, visando atender exclusivamente às necessidades da OM que os gerou. Código e descritor do código Prazos de guarda Destinação final Observações .
O prazo estabelecido para a FASE CORRENTE relaciona-se ao período em que o documento é frequentemente consultado, exigindo sua permanência nas OM. Verdadeiro Falso.
A FASE INTERMEDIÁRIA relaciona-se ao período em que o documento ainda é necessário à OM, porém com menor frequência de uso, devendo ser transferido para a DPHDM, onde permanecerá disponível para consulta; Verdadeiro Falso.
Nesse campo é registrada uma das seguintes destinações para o documento: a ELIMINAÇÃO,quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo); ou a GUARDA PERMANENTE , quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa,além decontarem a História da instituição; Código e descritor do código Prazos de guarda Destinação final Observações .
Nesse campo são, também, registradas as informações complementares e justificativas, necessárias à correta aplicação da Tabela. Apresenta, ainda, orientações quanto à alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos,segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados. Código e descritor do código Prazos de guarda Destinação final Observações .
Os Códigos de Classificação e as TTDD estão disponíveis nas páginas da intranet da DPHDM e da DAdM, bem como no site do Arquivo Nacional (internet). Verdadeiro Falso.
Os procedimentos para avaliar os conjuntos documentais e proceder com a destinação (eliminação, transferência ou recolhimento), bem como a formação das subcomissões de avaliação estão previstas nas NORMAS PARA GESTÃO ARQUIVÍSTICA (SGM-503). Verdadeiro Falso.
Os documentos recebidos e expedidos, bem como seus anexos e apensos, serão arquivados no SECOM da OM. Verdadeiro Falso.
O tratamento dos documentos classificados em grau de sigilo deve seguir as disposições das NORMAS PARA A SALVAGUARDA DE MATERIAIS CONTROLADOS,INFORMAÇÕES, DOCUMENTOS E MATERIAIS SIGILOSOS NA MARINHA (EMA-414). Verdadeiro Falso.
DA contendo INFORMAÇÃO PESSOAL , o seu tratamento deverá seguir os mesmos moldes do DA do grau de sigilo RESERVADO. Verdadeiro Falso.
A LISTA DE VERIFICAÇÃO ANUAL consiste na relação de documentos, de um mesmo tipo, que se encontram em vigor. Ela destina-se a divulgar os documentos que devem permanecer em uma coletânea, dela fazendo parte, e por isso não lhe cabendo a finalidade de cancelar qualquer documento, mesmo que nela não tenha sido relacionado. Verdadeiro Falso.
A OM, ao disponibilizar a LVA, em sua página na Intranet, deverá fazer as respectivas atualizações sempre que ocorrerem alterações nos documentos nelas mencionados. Verdadeiro Falso.
As OM que não dispuserem de página na intranet deverão manter as LVA atualizadas na página na intranet de seus respectivos COMIMSUP. Verdadeiro Falso.
No caso específico de LVA de Portarias, deverão ser lançados o número, o ano e o Tomo (I, II ou III) do Boletim que publicou a Portaria, bem como o de suas possíveis modificações. Verdadeiro Falso.
Os procedimentos para elaboração da LVA estão previstos no Manual Técnico de Produção de Documentos da MB, disponível na página da intranet da DAdM. Verdadeiro Falso.

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